Заказчик: Сеть розничных магазинов Tom Tailor
Исполнитель: «Ателье информационных систем»
Используемая конфигурация: самописная программа с использованием «1С:Библиотека стандартных подсистем»
Исполнитель: «Ателье информационных систем»
Используемая конфигурация: самописная программа с использованием «1С:Библиотека стандартных подсистем»
Описание проекта
Tom Tailor — международный бренд магазинов одежды. Как и во многих розничных сетях, здесь точность планирования и оптимальное распределение ресурсов напрямую влияют на выручку. В России у сети порядка 60 магазинов в разных городах, сотни продавцов с разным рабочим графиком и постоянно меняющийся поток покупателей, что, в итоге, увеличивает нагрузку на управленцев, формирующих графики смен персонала.
В компании решили создать собственный инструмент планирования рабочей нагрузки — «идеальный график», который будет показывать, сколько сотрудников нужно вывести в смену. Такой подход позволит оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ) и отслеживать возможные неточности в управлении.
Аналитики сети разработали математическую модель для определения покупательского трафика в разрезе часов и дней. А команда «Ателье информационных систем» выступила партнером в реализации проекта, взяв на себя разработку самописного модуля 1С на управляемых формах, интеграцию с действующей инфраструктурой заказчика и перенос логики в новую информационную базу.
В компании решили создать собственный инструмент планирования рабочей нагрузки — «идеальный график», который будет показывать, сколько сотрудников нужно вывести в смену. Такой подход позволит оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ) и отслеживать возможные неточности в управлении.
Аналитики сети разработали математическую модель для определения покупательского трафика в разрезе часов и дней. А команда «Ателье информационных систем» выступила партнером в реализации проекта, взяв на себя разработку самописного модуля 1С на управляемых формах, интеграцию с действующей инфраструктурой заказчика и перенос логики в новую информационную базу.
Цель проекта
Создать новый цифровой инструмент, который позволит руководителям магазинов оперативно формировать рабочие графики на основе прогноза трафика и заданной нормы человеко-часов с учетом бюджетов, особенностей конкретных точек продаж и рабочего расписания каждого сотрудника.
Задачи проекта
Проект планируется разбить на несколько этапов, для первого из них были сформулированы следующие задачи:
- Построение модели графика. Разработать структуру, способную учитывать норму человеко-часов, прогноз трафика в праздники и будни, а также сезонные колебания.
- Создание механизма распределения сотрудников в разрезе часов. Реализовать возможность распределения людей в смене на основе прогноза нагрузки: система должна говорить, сколько сотрудников необходимо вывести в каждый конкретный час, опираясь на данные прошлых периодов и текущие тенденции.
- Внедрение редактирования графика и фиксация изменений. Предусмотреть возможность ручной корректировки графика с сохранением истории изменений, чтобы в будущем сравнивать действия администратора с рекомендациями системы.
- Разработка визуальных подсказок и механизмов контроля. Подсвечивать недостающее или наоборот превышающее количество сотрудников в зале, потенциальную перегруз продавцов или нехватку часов, предлагать варианты решения (например, вывод административного состава или привлечение аутсорса).
- Интеграция с внешними данными и существующими учетными системами. Организовать обмен с источниками трафика и организационной структурой.
Ситуация до внедрения
До начала проекта планирование рабочих смен в сети Tom Tailor выполнялось вручную. Администраторы и директора магазинов формировали графики на основе личного опыта, субъективных оценок трафика и ограниченных данных прошлых месяцев. Бывали ситуации, когда в день с минимальным количеством покупателей выводили чрезмерное число продавцов, что увеличивало затраты на оплату труда при небольшой выручке, и наоборот: при высоком трафике продавцов в зале было меньше — это приводило к упущенной выгоде.
При этом существующие табели заполнялись не постоянно, встречались переработки или пробелы в сменах. Поэтому был нужен новый подход, который бы позволил управленцам принимать обоснованные решения, — основанный на данных, но при этом гибкий, понятный и простой в использовании.
При этом существующие табели заполнялись не постоянно, встречались переработки или пробелы в сменах. Поэтому был нужен новый подход, который бы позволил управленцам принимать обоснованные решения, — основанный на данных, но при этом гибкий, понятный и простой в использовании.
Реализация проекта
Проект был разделен на четыре этапа. На текущий момент реализован первый ключевой шаг: построение базового модуля.
Система разрабатывалась в виде самописного решения на управляемых формах 1С с использованием БСП. Такой подход обеспечивает гибкость, удобство доработки и независимость от типовых ограничений.
Система разрабатывалась в виде самописного решения на управляемых формах 1С с использованием БСП. Такой подход обеспечивает гибкость, удобство доработки и независимость от типовых ограничений.
Этап 1. Архитектура и базовый функционал
- На первом этапе мы разработала интерфейс планирования графиков с возможностью загрузки норм человеко-часов по каждому магазину. Эти данные поступают в систему из Excel-шаблонов и формируют основу расчета.
- На основании прогноза трафика система строит модель: необходимое количество персонала в зале в каждый конкретный час, исходя из заданной нормы. Пользователь (администратор или директор) видит на экране таблицу с указанием, сколько людей нужно на каждый час и день. Человеку остается только выбрать конкретных сотрудников из списка доступных — и система заполняет график.
- Помимо заданных данных по трафику система рассчитывает норму сотрудников, опираясь на текущие тренды: есть встроенная логика корректировки модели на основе реального трафика текущего месяца. Если данные за первые дни месяца показывают, например, резкий рост посещаемости по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, система пересчитывает прогноз с повышающим коэффициентом. Это позволяет оперативно скорректировать план: например, усилить смену в пиковые часы, даже если история предыдущих лет таких пиков не показывала. После завершения месяца аналитики компании получают данные об отклонениях и используют их для уточнения формул.
- Система контролирует и общий фонд рабочего времени и предупреждает, когда количество часов превышено (например, сотрудник должен отработать 160 часов в месяц, а ему уже проставили 168 часов). Администратор может отредактировать график, подвинуть смены, распределив нагрузку иначе — и сразу увидеть результат. Информация о корректировках сохраняется для последующего анализа.
При этом проект реализуется параллельно с переносом на новую информационную базу: помимо орг.структуры в самописную систему для отслеживания графика будет перенесена и мотивация. Это позволит заложить фундамент под будущие этапы развития: добавление аналитики и отчетности.
После тестирования такого формата работы планируется расширение логики и доработка системы с учетом реальной практики.
После тестирования такого формата работы планируется расширение логики и доработка системы с учетом реальной практики.
Результаты проекта
На первом этапе команда внедряет рабочий прототип системы «идеальный график», который будет использоваться директорами магазинов при формировании смен. Ожидаемый результат — перераспределение ручной нагрузки: руководителю больше не придется с нуля заполнять график, проверять, нет ли перегрузки на сотрудников и гадать, сколько продавцов стоит вывести в смену, чтобы не было перерасхода бюджета на оплату труда или упущенной выгоды. Формирование графика будет опираться на данные: прогнозируемый трафик, норму человеко-часов, занятость сотрудников, текущие тенденции.
Сейчас система проходит «обкатку» в реальных условиях. По результатам тестирования функционал будет дорабатываться для большего удобства сотрудников и пользы руководителей.
Проект для Tom Tailor показывает, что даже в такой многослойной задаче, как распределение смен на основе прогноза трафика, 1С может быть основой для построения удобной, прозрачной и эффективной системы. Главное — правильно задать архитектуру с учетом бизнес-целей и задач.
Сейчас система проходит «обкатку» в реальных условиях. По результатам тестирования функционал будет дорабатываться для большего удобства сотрудников и пользы руководителей.
Проект для Tom Tailor показывает, что даже в такой многослойной задаче, как распределение смен на основе прогноза трафика, 1С может быть основой для построения удобной, прозрачной и эффективной системы. Главное — правильно задать архитектуру с учетом бизнес-целей и задач.