Заказчик: Сеть розничных магазинов Tom Tailor
Исполнитель: «Ателье информационных систем»
Используемая конфигурация: разработанная под задачи заказчика система на базе «1С:Библиотека стандартных подсистем»
Описание проекта
Этот кейс — второй этап реализации проекта для сети магазинов Tom Tailor.
В первой статье «Разработка собственной системы построения графиков на базе 1С для Tom Tailor: планирование смен с учетом трафика и оптимизация расходов на оплату труда» мы рассказывали о том, как внедрили математическую модель, формирующую график рабочих смен на основе прогноза покупательского трафика и норм человеко-часов. Здесь пойдет о следующем шаге, направленном на увеличение потенциала разработанного инструмента, чтобы сделать планирование точнее, быстрее и ближе к реальным бизнес-процессам магазинов.
Важно подчеркнуть, что «Идеальный график» — это не просто еще один инструмент планирования, а кастомизированная система, созданная с нуля под задачи клиента. В отличие от типовых решений на базе 1С и ряда готовых WFM-систем (Workforce Management System — системы управления трудовыми ресурсами, позволяющие планировать загруженность сотрудников и их рабочее расписание с учетом различных параметров), здесь реализуется гибкий подход, учитывающий специфику работы Tom Tailor.
Благодаря знакомой платформе 1С, индивидуальной архитектуре и экспертизе сотрудников «Ателье информационных систем» Tom Tailor получает инструмент, который может масштабироваться и развиваться вместе с сетью.
Цель проекта
На данном этапе — создать расширенный функционал системы планирования смен, который позволит точнее учитывать реальные бизнес-процессы магазинов, автоматизировать распределение персонала с учетом его доступности и загрузки, а также интегрировать расчет мотивации сотрудников на основе показателей KPI и выручки.
Задачи проекта
- Расширить алгоритм построения графика, чтобы учесть дополнительные параметры: «вес» по дням недели, сезонность, ночные часы, особенности открытия и закрытия магазинов. Это нужно для более точного прогноза нагрузки и сбалансированного распределения рабочих смен.
- Внедрить механизм фиксации доступности персонала, реализовав учет пожеланий сотрудников по выходным дням и приоритетным часам работы. Это позволит согласовывать интересы бизнеса и команды еще на этапе планирования.
- Реализовать прозрачный контроль рабочего времени и фонда оплаты труда за счет записи переработок, пропусков и отклонений от нормы в режиме реального времени, а также автоматической проверки соблюдения правил учета ночных и сверхурочных часов.
- Обеспечить удобный документооборот, чтобы графики легко формировались, согласовывались и направлялись сотрудникам на подпись в электронном виде.
- Создать автоматизированную систему расчета мотивации и KPI-бонусов на основе объективных данных из различных систем для повышения прозрачности оценки эффективности сотрудников.
Ситуация до внедрения
О том, как обстояли дела в сети магазинов Tom Tailor и как учитывались рабочие смены до внедрения проекта, мы подробно рассказывали в первом кейсе. Основная проблема заключалась в том, что графики формировались вручную на основе субъективных оценок и личного опыта. Это приводило к неравномерному распределению персонала: иногда сотрудников в зале было больше, чем требовалось, а иногда — недостаточно, что сказывалось на эффективности работы и затратах компании.
Реализация проекта
После завершения этапа построения архитектуры и базового функционала, наша команда приступила к следующему шагу — расширению возможностей системы.
1. Автоматическое заполнение графиков.
Если ранее директора магазинов вручную составляли графики, выбирая, кого и когда вывести в зал, то теперь эта задача решается системой. Она самостоятельно формирует расписание, учитывая:
- ставку сотрудника (0.25, 0.5, 0.75, 1),
- его доступность по времени,
- необходимое количество людей в зале в каждый конкретный час,
- уже отработанные сотрудником часы.
Алгоритм также учитывает внутренние правила, например:
- ночные часы и особенности открытия/закрытия магазинов;
- предпочтения сотрудников — через документ «График доступности»;
- сезонные колебания, распределяя вес нагрузки по дням недели и времени суток.
Это снижает вероятность ошибок, избавляет руководителей от ручного подсчета ставок и переработок и упрощает процесс планирования.
2. График доступности: учет пожеланий персонала по рабочим сменам.
Одно из важных улучшений на втором этапе — введение графика доступности сотрудников. Это отдельный документ, в котором каждый человек может заранее указать:
- в какие дни он готов выходить на работу;
- какие дни желательно оставить выходными;
- приоритетные часы — например, кому-то удобно работать только во второй половине дня, а кто-то предпочитает утренние смены.
Благодаря этому снижается риск неожиданных неявок и повышается удовлетворенность сотрудников.
3. Визуализация и контроль отклонений.
Был внедрен механизм контроля конфликтов в графике: система подсвечивает переработки, пробелы и выход за пределы фонда рабочего времени, а руководитель получает предупреждение в реальном времени и может оперативно скорректировать план.
Также реализован план-фактный анализ: можно сравнивать ожидаемую загрузку с фактически отработанными часами и принимать решения по корректировке графика.
4. Введение электронного согласования.
Руководители могут формировать печатные формы графиков и отправлять их сотрудникам через Кадровый электронный документооборот (КЭДО) на подпись, также доступна возможность согласования табелей территориальными менеджерами. А система автоматически напомнит о необходимости внести фактические данные.
5. Интеграция с мотивацией и KPI сотрудников.
Реализовали систему расчета мотивации. Благодаря этому руководители получают прозрачный, объективный и автоматизированный инструмент для оценки работы персонала и начисления бонусов.
Фактически отработанные часы, зафиксированные в графике, становятся базой для расчета премий, при этом размер KPI-бонуса зависит от доли выполненной нормы часов. Например, если сотрудник отработал только половину нормы — он получает пропорционально меньший бонус. Все показатели считаются автоматически, что исключает возможность ошибки.
В расчете мотивации учитываются:
- отработанные часы — в сравнении с установленной нормой;
- количество чеков — общее число завершенных продаж, проведенных сотрудником;
- сумма продаж — общая сумма реализованного товара. Это показывает вклад сотрудника в выручку магазина;
- возвраты товаров — учитывается как отдельная метрика, влияющая на итоговую премию;
- онлайн-заказы (ДСС) — учитываются заказы, оформленные через сайт, но выданные в офлайн-магазинах. Это помогает видеть реальную загрузку сотрудников, обрабатывающих интернет-заказы;
- CR (Conversion Rate, конверсия) — отношение количества чеков сотрудника к количеству посетителей;
- выполнение плана продаж — основной показатель, на который опирается бонусная система;
- квартальная премия LFL (Like-for-Like) — сравнивается выручка магазина за текущий квартал с аналогичным периодом прошлого года. Если текущие показатели превышают прошлогодние, сотрудник получает дополнительную премию.
Данные автоматически сопоставляются внутри системы, подтягиваясь из разных систем:
- 1С:Управление торговлей — для чеков, возвратов, онлайн-заказов;
- 1С:УПП — для финансовых и товарных показателей;
- «Идеальный график» — для отработанных часов и планов.
В будущем, если появится такая необходимость, можно будет доработать функционал мотивации так, чтобы показатели эффективности сотрудников влияли на составление графика: например, продавцы, показывающие лучшие результаты, смогут получать приоритетные или более удобные смены. Это станет дополнительным стимулом для сотрудников.
Модуль как альтернатива классическим WFM-системам
По сути, «Идеальный график» — это собственная WFM-система, разработанная на платформе 1С. В отличие от типовых решений:
- она не требует внедрения отдельного ПО;
- интегрирована с существующими системами заказчика — 1С:УПП, 1С:ЗУП и модулем управления продажами;
- использует единую математическую модель прогнозирования, адаптированную под реальные условия конкретной сети.
Среди готовых решений на базе 1С нет WFM-систем с подобным уровнем детализации и кастомизации. Кроме того, внедрение мотивации и KPI в рамках типового ЗУП ограничено возможностями одной системы. В нашем решении данные собираются из разных источников и визуализируются в едином окне — это облегчает поддержку и обновление.
Результаты проекта
На этом этапе мы вышли за рамки базовой архитектуры и сосредоточились на расширении функционала — с акцентом на реальные процессы, с которыми ежедневно сталкиваются магазины. В результате появился не просто конструктор графиков, а полноценный инструмент управления персоналом, который влияет на:
- экономию времени руководителей и HR. Благодаря описанному выше функционалу рутинные операции сократятся на 30–50% (по аналогии с опытом автоматизации других процессов в 1С);
- оптимизацию фонда оплаты труда и устранение ошибок, возникающих при ручном планировании;
- прозрачность расчетов мотивации, так как и сотрудники, и руководители теперь видят, из чего складывается итоговая премия;
Также проект несет и экономическую выгоду — альтернативные WFM-системы стоят от 5 миллионов рублей в год, с необходимостью ежегодного продления подписки. А разработка «Идеального графика» с модулем мотивации не требует постоянных платежей — решение внедряется один раз. Это обеспечивает снижение совокупных затрат на владение системой.
При этом разработанная архитектура позволяет гибко наращивать функциональность. Система готова к масштабированию — ее можно адаптировать под новые задачи, добавлять дополнительные метрики, расширять на другие магазины или регионы.