Автоматизация ведения табельного учета для ПАО "ДЕТСКИЙ МИР" В 1С:ЗУП, ред. 3.1

ПАО "Детский мир" поставило задачу оптимизации рабочего времени кадровиков, ответственных за ведение учета рабочего времени сотрудников распределительных центров. Задача бизнеса - обеспечить ведение ежедневного учета рабочего времени сотрудников распределительных центров, при этом обеспечить автоматический контроль процедур заполнения Табеля учета рабочего времени, а также автоматическое заполнение регламентированного табеля учета рабочего времени два раза в месяц перед расчетом зарплаты и аванса.

"Детский мир" — лидер рынка детских товаров. Компания признана системообразующей организацией, чья деятельность оказывает существенное влияние на российскую экономику. Главное преимущество — доступные цены и высокое качество сервиса. "Детский мир" — крупнейший маркетплейс товаров для детей. Прямой доступ к лояльной многомиллионной аудитории.

До начала проекта учет рабочего времени непосредственно на распределительных центрах велся в программе Excel, после чего данные проходили проверку со стороны ответственных лиц и переносились в 1С:Зарплата и управление персоналом (1C:ЗУП, ред. 3.1).

При возникновении вопроса по заполнению либо обнаружении ошибки кадровику приходилось связываться с сотрудниками, ответственными за ведение табельного учета, и уточнять вопросы. Выявив ошибку, ждать исправления данных в 1C:ЗУП, ред. 3.1 для учета информации, что смещало график закрытия периода в части расчета заработной платы.

Автоматизировать введение табеля на основании информации, поступающей из распределительных центров, было недостаточно. Проверять не только корректность введенных данных, но и их соответствие трудовому законодательству (нормы выработки, график смен и пр.) - это тоже трудоемкая работа. Мы упростили контроль за процессом с помощью отчета правильности ведения учета рабочего времени. Сформированный на основании введенных данных — он сразу показывает список сотрудников, количество отработанных дней по табелю, норму рабочих дней/часов в месяц, позволяя отслеживать отклонения.

Созданные новые документы "Табель фактически отработанного времени и контролирующий отчет" — затронули только систему 1C. Не потребовалась доработка других систем или интеграция с другими системами "Детского мира". Использовались только те данные, что есть в 1C.

2000 человек, 6 распределительных центров, 6 городов. Учтены требования заказчика, реализовано быстрое согласование табеля рабочего времени сотрудников по каждому магазину. Новый Табель, на основании которого заполняется Табель с конечными данными регламентированного учета, реализован в рабочей базе с 400 одновременно работающими пользователями. Проект стартовал и успешно взлетел, упрощая работу огромной компании.

Внедренные программные продукты 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :Табельный учет рабочего времени

Архитектура решения и масштаб проекта

Было принято решение обеспечить ведение ежедневного учета рабочего времени сотрудников Распределительных Центров в новом документе "Табель фактически отработанного времени".

Документ реализован в рабочей базе. По нажатию одной кнопки "Заполнить" запускается процедура автоматического заполнения Табеля по следующему алгоритму:

• В табличную часть добавляются сотрудники, работающие за обозначенный период времени согласно графикам работы
• Если в Табеле уже есть сотрудники, они не дублируются, не замещаются, а заполняются только новыми сотрудниками
• Уволенные сотрудники подсвечены другим шрифтом и недоступны для редактирования
• Данные возможно вводить в Табель вручную, с некоторыми ограничениями.

На основании "Табеля фактически отработанного времени" два раза в месяц формируется "Табель регламентированный" - типовой документ расчета.