Кому, как не бухгалтерам знать, насколько важно все делать вовремя? Например, если вы слишком долго задержитесь на версии 1С:Документооборот 2.1, рискуете потерять доступ к беспроблемной интеграции с другими программами системы 1С:Предприятие 8, а также не сможете пользоваться мобильным приложением.
К нам обратился клиент, крупная розничная сеть по продаже одежды, обуви и аксессуаров, со своими складами, логистикой и транспортом. Они столкнулись с необходимостью ускорить и упростить согласование документов, особенно в контексте контроля расходов.
Изучив их ситуацию, мы поняли, что в этом случае необходим переход на 1С:Документооборот 3.0.
Задачами, которые нам предстояло решить были:
К нам обратился клиент, крупная розничная сеть по продаже одежды, обуви и аксессуаров, со своими складами, логистикой и транспортом. Они столкнулись с необходимостью ускорить и упростить согласование документов, особенно в контексте контроля расходов.
Изучив их ситуацию, мы поняли, что в этом случае необходим переход на 1С:Документооборот 3.0.
Задачами, которые нам предстояло решить были:
- Наш клиент хотел сократить время, которое уходило на создание, отправку на согласование и обработку документов.
- Нужно было сделать процесс согласования более интуитивно понятным и доступным для всех сотрудников.
- Компания использовала другие программы 1С, и им было важно, чтобы 1С:Документооборот 3.0 интегрировалась с ними в автоматическом режиме.
- Необходимо было улучшить контроль за расходами и обеспечить более четкую систему разграничения прав доступа к документам.
Новый интерфейс 1С:Документооборот 3.0 действительно упрощает работу с документами:
- Программа 1С:Документооборот 3.0 превращает управление документами в простой и эффективный процесс. Единый центр управления обеспечивает полный контроль над входящими, исходящими и внутренними документами, как электронными, так и бумажными. Интуитивно понятный поиск и четкая классификация документов позволяют быстро найти необходимую информацию и эффективно организовать хранение.
- Система автоматически отслеживает сроки действия документов, напоминая ответственным лицам о важных событиях и предотвращая пропуск сроков. Контроль наличия оригиналов документов упрощает работу с бумажной документацией и минимизирует риски потери ценных бумаг. Настройка видов документов с предопределенными параметрами и сроками исполнения делает работу с разными типами документов более структурированной и эффективной.
- Программа 1С:Документооборот 3.0 вводит новый принцип обработки документов, автоматизируя маршрутизацию и ускоряя процессы согласования. Интерактивный режим замечаний позволяет внести комментарии прямо в текст документа без дополнительных переписок, а возможность подписания одного документа несколькими сотрудниками упрощает процесс и сокращает время на обработку.
Наши клиенты с большим количеством документов и сотрудников оценила удобство нового интерфейса 1С:Документооборот 3.0. Благодаря упрощенному поиску, сотрудники теперь быстрее находят нужные документы, а простота работы с согласованием сократила время обработки документов на 7-8%.
Кроме того, они отметили что новый интерфейс одинаково удобно отображается как на больших мониторах, так и на ноутбуках и смартфонах, что упростило работу с документами для всех сотрудников.
В редакции 3.0 учли многие пожелания пользователей второй версии:
- теперь электронная подпись работает прямо в программе;
- пользователь с расширенными правами, например, главбух, может устанавливать разные уровни доступа, как вариант, запретить редактировать отдельные поля или закрыть доступ к информации о согласовании документов;
- обмен данными между 1С:Документооборот 3.0 и другими программами системы 1С:Предприятие 8 теперь настроен в автоматическом режиме;
- благодаря мобильному приложению бухгалтеры теперь всегда носят свою работу в кармане, хотя, возможно, это нравится не всем из них.
В третьей версии очень интересно выглядят новые возможности по задачам:
- Программа 1С:Документооборот 3.0 предоставляет единый список «Задачи», где вы можете найти все задачи, которые вам поручили. А также задачи, которые вы сами поставили другим сотрудникам. Неважно, связана ли задача с документом или это просто задание — все они будут доступны в этом едином списке. Вы можете отфильтровать задачи по различным критериям, например, «Задачи мне», «Задачи от меня», «Задачи по проектам», «Задачи подчиненных» или «Все задачи».
- Обсуждайте задачи, задавайте вопросы, прикрепляйте файлы и отчеты, делегируйте задачи и получайте уведомления о результатах — все доступно в рамках новой версии.
- Автоматически отправляйте задачи на исполнение по плану проекта. Забудьте о ручном вводе данных и ручной отправке задач! Система автоматически распределяет задачи по этапам проекта, своевременно уведомляя ответственных сотрудников.
- Прикрепляйте файлы к письмам при отправке задач. Не тратьте время на ручное добавление файлов к задачам. Система автоматически прикрепляет необходимые файлы, чтобы сотрудники получали всю необходимую информацию в одном письме.
- Проводите проверку на наличие активных подзадач. Предотвращайте возникновение проблем с невыполненными подзадачами. Система автоматически проверяет наличие активных подзадач при выполнении или перенаправлении задач, предупреждая о необходимости их завершения.
В компании клиента были проблемы с управлением задачами в версии 2.0. Переход на 3.0 позволил улучшить организацию задач, создать графики их выполнения и контролировать их статус в одном месте.
Например, теперь компания может быстро перенаправить задачи между сотрудниками, если кто-то не справляется с нагрузкой, а также настроить отправку уведомлений об изменениях в задачах, чтобы сотрудники были в курсе всех новинок.
Например, теперь компания может быстро перенаправить задачи между сотрудниками, если кто-то не справляется с нагрузкой, а также настроить отправку уведомлений об изменениях в задачах, чтобы сотрудники были в курсе всех новинок.
Ключевые отличия версий 1С:Документооборот 2.0 и 3.0 легче всего понять по этой таблице:
Проблемы и решения в процессе перехода на 1С:Документооборот 3.0
Теперь оставалось только разобраться с некоторыми действиями, которые могут потребовать использования старой версии. Этот момент просто нужно держать на контроле. И чем раньше произойдет переход, тем меньше в вашей работе будет таких неудобных моментов.
Что это может быть?
Что это может быть?
- настройки, которые не переносятся в новую версию, например, согласование по особым правилам или специфическая рассылка уведомлений;
- какие-то типы задач, которые по разным причинам не предусмотрены в новой версии. Здесь нужно обратить внимание на уникальные параметры или настройки, которые разработчики по каким-то причинам решили не переносить в 3.0;
- если какие-то функции по старым задачам не попали в новую версию, их тоже придется некоторое время держать на контроле.
Вывод
Далеко не у каждой компании есть возможность перейти на новую версию 1С:Документооборот за счет внутренних ресурсов. Хотя все понимают, что переход существенно упрощает и разгружает работу по всем направлениям.
Если хотите перейти на новую версию плавно, без авралов, происшествий и нервов — мы готовы предложить опытных специалистов, которые организуют комфортный транзит администрирования документооборота вашей компании между программами.
Просто свяжитесь с нами и мы подробно расскажем не только о возможностях 1С:Документооборот 3.0. Но и о том, как можем помочь ускорить и упростить работу с документами именно в вашей организации.
Если хотите перейти на новую версию плавно, без авралов, происшествий и нервов — мы готовы предложить опытных специалистов, которые организуют комфортный транзит администрирования документооборота вашей компании между программами.
Просто свяжитесь с нами и мы подробно расскажем не только о возможностях 1С:Документооборот 3.0. Но и о том, как можем помочь ускорить и упростить работу с документами именно в вашей организации.