Чтобы внедрить электронный документооборот в компанию, необходимо:

• иметь компьютер и интернет (учитывая наши реалии, это требование выполняется всеми по умолчанию),
  
• выбрать оператора ЭДО (организацию, которая предлагает необходимое программное обеспечение и обслуживание),
  
• получить электронную цифровую подпись,
  
• установить программу ЭДО, настроить ее и интегрировать с другим софтом (например, с 1С:Бухгалтерия, чтобы можно было парой щелчков мыши создать документ, подписать и отправить его),
  
• обучить сотрудника/сотрудников работе с программой,
  
• забыть о том, где продается офисная бумага, и как включается принтер (они вам больше не понадобятся).
  

Маленькая ложка дегтя
У электронного документооборота, как видите, куча преимуществ, однако мир не совершенен, и у ЭДО есть свои огрехи.

1. Это не всегда так быстро. И дело здесь не в скорости интернет-соединения. Если вы начнете выбирать оператора ЭДО, увидите, что их не так уж и мало. И здесь одним из главных параметров выбора должен стать критерий популярности конкретного оператора среди тех, с кем вы будете обмениваться документами. Если ваш оператор совпадает с оператором адресата, проблем не возникнет — вы и моргнуть не успеете, как документ будет получен. Если же у вас разные операторы, придется писать заявление на роуминг (обмен между разными операторами), рассматривать которое могут более недели. Не очень-то удобно, если нужно отправить что-то срочно. Справедливости ради стоит заметить, что после подтверждения роуминга обмен документов с этим оператором будет проходить так же быстро, как и внутри сети.
   
2. Временные затраты на обучение работе с ЭДО. Как и любое другое ПО, система электронного документооборота работает по определенным алгоритмам и имеет функционал, безошибочное использование которого требует обучения и практики. Поэтому придется привыкнуть самому и научить сотрудников работать в системе. Однако, процесс временный и не такой уж и сложный.
3. Периодический (раз в год) перевыпуск ЭЦП, за который нужно платить (заплатить можно из сэкономленных на бумаге денег).

От общего к частному
Рассказали о преимуществах и недостатках электронного документооборота, теперь к конкретному примеру — системе ЭДО на базе 1С (думаю, вы не удивлены такому повороту от компании-франчайзи 1С). Почему именно продукт на базе 1С? В первую очередь, потому что мы сами с ним работаем и можем поручиться за качество. К тому же, если вы читаете блог об 1С, для вас это актуально.
1С-ЭДО — решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и др. прямо из 1С:Предприятия (без использования других программ) через одного из операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию "1С-ЭДО".

Преимущества 1С-ЭДО, по сравнению с другими программами электронного документооборота:

• Возможность обмена документами (как и механизмы работы с ними) встроена в 1С и не требует интеграции и выгрузки, что обеспечивает быстрое и простое внедрение сервиса в вашу программу на базе 1С.
  
• У системы нет ограничений по количеству сертификатов и пользователей с правом подписи.
  
• Вы можете использовать разграничение доступа: функции подготовки и подписания документов могут быть разделены.
  
• Можно подписывать электронной подписью сразу группу документов.
  
• Пригласить контрагентов к обмену электронными документами можно непосредственно из учетной системы 1С.
  
• Архив электронных документов является частью программы "1С:Предприятия". Таким образом, в ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы вы можете создавать резервную копию электронного архива.
  
  

Еще одно преимущество — доступность сервиса «1С:ЭДО». Для подключения и использования «1С-ЭДО» необходимо иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) с партнером 1С или приобрести пакет сервисов «СтартЭДО».

И, наверное, самое приятное связано с ценой. Сервис подключается бесплатно. И также бесплатно вы можете получать неограниченное количество документов. Определенное количество (для владельцев ИТС:ПРОФ число составляет 100, для тех, у кого ИТС:ТЕХНО, — 50, а для пользователей СтартЭдо — 20) документов ежемесячно можно отправлять бесплатно. После превышения квоты — отправка каждого документа стоит 10 рублей. Выгодно, не правда ли?